Konferensi Internasional di Oxford University, United Kingdom : How to get sponsors? (Part 2)

Oke I will continue my story about international conference. Buat yang belum baca part 1 bisa liat disini Konferensi (Part 1). Nah jadi abis dapet LoA ngapain sih? Oke actually there are so many things that must be prepared. Tapi mungkin disini saya akan fokus ke dua hal yang paling sering ditanyain. Tulisan kali ini bakal fokus ke poin pertama.

"Kak ke UK pake dana dari mana? Dapet sponsor ngga? Dari mana aja? Cara dapetinnya gimana? "

Yup. It's about sponsor!

Jadi.... Ya alhamdulillah keberangkatan saya ke UK buat conference dibantu sama beberapa sponsor yang nutupin semua biaya (pesawat PP + penginapan + biaya daftar konferensinya + visa + dll), kurang di duit buat belanjanya aja.

Jadi setelah dapat LoA dan sembari ngerjain risetnya saya mulai nyari-nyari sponsor. Actually saya dan teman saya ngga punya pengalaman konferensi keluar sebelumnya jadi kami memulai perjuangan ini dengan riset dan googling info dan pengalaman orang yang udah pernah ikut untuk tau sponsor yang potensial. Setelah itu kami membuat list sponsor yang mau  dituju. Nah tipsnya kalian bisa nyari lembaga yang sesuai dengan topik penelitian kalian jadi bisa gampang nyari reason kenapa minta dia jadi sponsor. Proposal sponsor bisa di ajuin ke kampus, kementrian, ataupun perusahaan dan institusi  yang berkaitan sama topik penelitian atau yang memiliki anggaran untuk  membantu mahasiswa yang ingin penelitian atau konferensi, kalau ngga berkaitan dan mau tetap nyoba juga nggak apa-apa.

 Setelah itu kami mempersiapkan proposal sponsor, ini part penting dan musungin sebenarnya. But worth it at the end. Jadi di proposalnya ada latar belakang, tujuan, manfaat bagi kita dan sponsor, rincian anggaran ( harus research serinci mungkin dan semasuk akal mungkin), kontrapretasi ( apa yang bisa dikasih atau keuntungan buat sponsor), dll.

Nah sebaiknya sambil nyiapin proposal, juga nyiapin surat pengantar. Kalau yang masih kuliah biasanya sponsor minta surat pengantar dari kampus waktu ngasih proposalnya. Setelah semuanya ready mulailah nganterin si proposal ke tujuannya. Actually saya ngasih hampir 20 proposal tapi yang keterima dan ngasih dana cuma 4, yaitu :

1. Beasiswa unggulan kemendikbud

Awalnya kami ke kemendikbud buat ngasih ke bagian penelitian dan pengembangannya, nyampe disana peluangnya agak kecil buat dapet dan tiba-tiba inget soal beasiswa ini yang ngasih dana buat orang yang mau seminar dan konferensi luar negeri.  Singkat cerita ini adalah penyelamat yang paling punya peran besar buat keberangkatan kami karena..... dia ngasih bantuan tiket PP jakarta-london  senilai 20 juta/ orang (yang merupakan pengeluaran terbesar dalam perjalanan ini). Waktu itu saya cukup beruntung karena beasiswa unggulan mau menerima proposal yang saya serahkan secara offline dan sudah lewat masa pendaftarannya. Intinya harus bisa ngelobby dan liatin kalau kita sebutuh itu bantuan dari mereka. Buat kalian yang mau apply sekarang sistemnya udah online dan ada periodenya, silahkan cek di http://beasiswaunggulan.kemdikbud.go.id/ .

2. Lembaga Psikologi Terapan (LPT UI)

Kami juga apply ke LPT karena riset yang kami lakukan terkait psikologi. Alhamdulillah mereka ngasih 2,5 juta/ orang ( nutupin biaya visa dan transport di london). Jadi bisa banget  ngajuin ke institusi yang berafiliasi sama kampus dan terkait dengan bidang yang kita teliti.

3. Universitas Indonesia

Biasanya sponsor yang kemungkinan ngasihnya besar adalah instansi tempat kita berada. Jadi ini emang sasaran utama yang harus banget dituju. Biasanya ini diajuin ke bagian kemahasiswaan kampus dengan surat pengantar dan permohonan dari fakultas. Dari UI alhamdulillah dapat 5 juta/ orang ( nutupin 80% biaya conference yang totalnya 7 juta)

4. Fakultas psikologi UI

Setiap fakultas biasanya (di UI, di kampus lain juga harusnya iya) punya dana buat penelitian dan presentasi ilmiah. Nah makanya jangan ragu buat minta ke fakultas juga.  Biasanya mereka akan ngasih berdasarkan tingkat konferensi yang diikuti dan tempat diadakan. Nah dari fakultas kami dapat 4 juta ( nutupin sisa biaya pendaftaran + penginapan)

Oh ya sebagai reminder, ngga semua sponsor ngasih fresh money. Semua sponsor yang kami daparkan sistemnya reimburse. Akan tetapi alhamduillah semuanya cairnya cepat, dana dari beasiswa unggulan bahkan cair saat saya sudah sampai di London.
Pelajaran yang saya dapat dari nyari sponsor adalah, emang sulit bangett, capek juga apalagi sambil kuliah. So thats way kalian dan partner harus solid dan saling support buat sampai ke tujuan akhir. Saya beberapa kali hampir mau nyerah soalny nggak mau nyusahin orangtua, but my dream keeps remind me to make it possible!.  Lebih dari 10 tempat nolak dan nggak ngasih kabar, tapi kalau bener-bener mau ringan biaya keluar negerinya harus banget perjuangin soal ini!!!! Oh ya sama satu lagi jangan mepet ngasih proposalnya sama waktu keberangkatan karna bakal susah dapetnya, makanya kami akhirnya pindah konferensi karena waktu itu belum dapat sponsor padahal udah harus bayar uang pendaftaran. Kami pindah ke Academic International Conference on Social Sciences and Humanities (AICSSH) di Oxford University yang diadaiin oleh lembaga yang sama. Good luck buat yang mau nyari sponsor, kalau mau liat contoh sponsor bisa kirim email ke puspittaalwi@gmail.com . See you at the next post!

Sometimes you feel that you can't do it, but dream isn't something impossible, dream is something that you make come true!